note 1 music GmbH

Die note 1 music GmbH mit Sitz in Heidelberg ist ein spezialisierter Musik-Großhändler, der sich auf die Produktion und den Vertrieb klassischer Musik – insbesondere Alter Musik von der Renaissance bis zum Barock – konzentriert. Mit einem leidenschaftlichen Team von 16 Mitarbeitenden beliefert das Unternehmen Kundinnen und Kunden in ganz Deutschland.

Als Branchenkenner mit hohen Ansprüchen an Präzision und Reaktionsgeschwindigkeit stand das Unternehmen vor der Herausforderung sein individuell entwickeltes System durch eine moderne, integrierte ERP-Lösung zu ersetzen. Ziel war es, die Prozessabläufe zu optimieren, Medienbrüche zu vermeiden und gleichzeitig eine transparente, umfassende Datenanalyse zu ermöglichen. Auch externe Partner, wie der Logistikdienstleister, sollten künftig direkt auf Lagerbestände zugreifen können.

Auf Empfehlung wandte sich die note 1 music GmbH an die ERP-Spezialist:innen des Römer OfficeCenter GmbH. In einem gemeinsamen Workshop wurden die bestehenden Abläufe detailliert analysiert und Optimierungspotenziale identifiziert. Der strukturierte Projektstart legte den Grundstein für ein erfolgreiches, ganzheitliches Lösungskonzept.

„Dank der WinLine ERP-Lösung konnten wir unsere Prozesse optimieren und flexibler auf die Bedürfnisse unserer Kunden reagieren. Damit sind wir heute in der Lage, uns effizienter in einer anspruchsvollen Branche zu behaupten“, so Sandra Kohlheyer, Geschäftsführerin der note 1 music GmbH.

Im Projektverlauf wurden sämtliche Prozesse auf die WinLine-Module abgestimmt. Dabei wurden bestehende Systeme wie PhonoNet, GEMA und Amazon nahtlos integriert. Gleichzeitig erfolgte eine intensive Schulung der Mitarbeitenden, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Ein technisches Highlight war die Anbindung an PhonoNet, der zentralen Plattform für den Datenaustausch in der Entertainmentbranche. Bestellungen werden seither automatisch ins ERP-System übernommen. Weitere Schnittstellen zur GEMA und zu Amazon ermöglichen einen durchgängig digitalen Workflow – von der Bestellung bis zur Meldung.

Ergänzend entwickelte das Team von Römer die Plattform „tag2beat“, eine individuell angepasste Lösung für die Verwaltung, Veröffentlichung und den digitalen Vertrieb von Musikstücken und Metadaten. Dieses Add-On steht inzwischen auch anderen WinLine-Anwendern zur Verfügung.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• Verbesserte Kundenkommunikation durch umfassende Auskunftsmöglichkeiten
• Effizientere Datenprozesse durch die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
• Optimierte Lagerverwaltung mit direkter Anbindung an den Logistikpartner
• Nahtlose Schnittstellen zu PhonoNet, GEMA und weiteren Plattformen

Die note 1 music GmbH lobte besonders die strukturierte Herangehensweise und die transparente Begleitung durch das Römer-Team: Die Lösung ist nicht nur leistungsstark, sondern auch zukunftssicher – individuell angepasst an die Anforderungen eines hochspezialisierten Unternehmens.